Menyimpan sejumlah besar dokumen arsip dapat menjadi hal yang merepotkan jika tidak dilakukan dengan benar. Terutama jika dokumen berwujud kertas, foto, formulir, dsb. Apalagi, biasanya data-data bersifat rahasia dan beresiko tinggi yang berkaitan dengan hukum.

Menyimpan data konsumen harus dilakukan dengan hati-hati, karena kerahasiaannya dilindungi secara sah oleh hukum. Penyimpanan harus rapi & terorganisir, agar mengurangi resiko bocornya data konsumen. Data tersebut-pun hanya boleh diakses pihak tertentu.

Dalam setiap perusahaan pasti memiliki langkah tertentu dalam menyimpan berkas-berkasnya. Biasanya hal tersebut dilakukan agar mempermudah para pengguna saat ingin melakukan audit data perusahaan atau saat terjadi pemeriksaan oleh lembaga berwenang.